Что такое акт сверки и зачем он нужен | Отличные цены

Акт сверки — это документ, который позволяет проверить все финансовые записи и расчёты на предмет ошибок и расхождений. Он используется для подтверждения того, что все суммы и операции указаны верно.

Компания «Отличные цены» поделится всеми подробностями, что такое акт сверки и как его правильно составить. Вы узнаете, зачем нужен этот документ и как он помогает избежать недоразумений и ошибок в финансовой отчётности.

Акт сверки взаиморасчётов – это бухгалтерский документ, который позволяет проверить точность информации о платежах с контрагентами, а также наличие задолженностей или переплат.

Строгих правил по срокам проведения и оформления акта сверки не существует. Однако регулярная проверка взаиморасчётов помогает избежать ошибок в бухгалтерском учёте, претензий со стороны поставщиков, партнёров и заказчиков.

Индивидуальные предприниматели и организации могут проводить сверку взаиморасчётов с определённой периодичностью, например, ежегодно, перед сдачей отчётности. Также возможна проверка по конкретному договору.

Акт сверки взаимных расчётов — это важный инструмент для компаний, который помогает решить несколько задач одновременно:

1. Уточнить взаиморасчёты с поставщиками и покупателями. Акт позволяет выявить и зафиксировать расхождения по денежным поступлениям, а также уточнить правильность взаиморасчётов. Например, если при возврате или изменении данных в поставках документация была утеряна или не передана партнёру, это может привести к разногласиям по взаиморасчётам. Акт сверки даёт возможность устранить эти разногласия и обнаружить неучтённую переплату или долг.

2. Актуализировать платёжную информацию с ведомственными структурами. Акт сверки взаимных расчётов можно составить не только с торговыми партнёрами, но и с Социальным фондом России, налоговой инспекцией и другими организациями. Это поможет избежать штрафов за просрочку платежей, а переплаты учесть при последующих отчислениях.

3. Избежать ошибочных сведений в бухгалтерском или налоговом учёте. Если при анализе документации проводки контрагента совпали с записями компании, это означает, что все сделки оформлены верно, сведения не были продублированы или потеряны. Перед сдачей годовой отчётности необходимо выполнить эту процедуру.

4. Подтвердить задолженность по налогу на прибыль. Если организация с общей системой налогообложения (ОСН) в конце отчётного периода создаёт резерв по необеспеченным долгам, она должна подтвердить наличие дебиторской задолженности.

5. Подстраховаться на случай судебных разбирательств. Если задолженность была выявлена по акту сверки, стороны могут договориться о сроках и условиях её погашения. Если возникают проблемы с оплатой или стороны не могут договориться, вся документация по сделке станет доказательством нарушения договорных обязательств в суде. Подписанный акт сверки будет свидетельствовать о том, что другая организация согласна с указанными сведениями.

6. Продлить установленные сроки исковой давности. Регулярная сверка взаиморасчётов поможет не пропустить срок исковой давности для взыскания задолженности через суд. По Гражданскому кодексу РФ взыскать долги по суду можно в течение трёх лет с даты их обнаружения. Если время упустить, вернуть денежные средства уже не получится.

7. Иметь значимые преимущества при бухгалтерском или налоговом аудите. Регулярные проверки взаиморасчётов говорят о том, что компания надёжна и правильно ведёт учёт.

Как только подписаны документы, подтверждающие наличие задолженности (и сумму долга), срок исковой давности продлевается и отсчитывается заново. Это прерывает срок исковой давности.

Акт сверки взаиморасчётов составляется в бухгалтерии на основе первичной документации: счетов-фактур, накладных, счетов и платёжных поручений.

Запросить акт сверки может любая из сторон сделки — поставщик или покупатель.

Перед отправкой партнёрам акт подписывает главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо на основании доверенности. Если документ подписывает лицо без доверенности, он не имеет юридической силы. От имени индивидуального предпринимателя акт подписывает сам предприниматель.

Документ приобретает юридическую силу с момента, когда его подписывают обе стороны сделки.

Взаимные расчёты можно сверять на любую дату. Обычно это делают в конце отчётного периода или после завершения договорных обязательств (отгрузки товара, оказания услуг и оплаты).

Детализация может производиться по:

• артикулу товара;
• названию товара/услуги;
• определённому периоду времени;
• конкретному договору;
• определённому этапу сделки.

Эти параметры можно комбинировать. Советуем составлять акт сверки после того, как перечислили деньги за поставку.

Иногда в рамках инвентаризации активов и средств компании проводят сверку данных, чтобы выявить кредиторскую или дебиторскую задолженность. По результатам этой процедуры оформляется документ, который подтверждает наличие долга или переплаты. Этот документ направляется контрагенту для утверждения.

Официально утверждённой формы акта сверки не существует. Вы можете составить его в любом удобном для вас формате, например, в Google-таблицах или Excel. Однако удобнее всего будет создать акт сверки в программе 1С.

Для этого нужно зайти в раздел «Покупки», выбрать «Расчёты с контрагентами» и затем «Акт сверки расчётов».

Чтобы заполнить документ, необходимо выбрать контрагента и договор, указать нужный период и выбрать счета. Затем следует нажать кнопку «Заполнить» и выбрать один из вариантов заполнения: по своей организации или по своей организации и выбранному контрагенту. После этого нужно указать лица, которые имеют право подписи, и отправить бланк на печать.

Результаты всех операций формируются в программе автоматически на основе ранее введённых первичных документов и банковских операций. Если операция не была учтена или были введены неверные данные, сумма долга или переплаты может быть указана некорректно.

Расхождения в информации могут возникать по следующим причинам:

поставка была продублирована у одной из сторон;
одна сторона учла отгрузку товара в своём учёте, а другая не оформила его;
оплата за поставленную продукцию или услуги не поступила из-за ошибок в платёжных документах или при оплате наличными;
операция была проведена у разных организаций в разные периоды, поэтому не попадает в указанный диапазон сверки.

Если оба экземпляра документов уже подписаны, а ошибка была обнаружена позже, лучше повторно проверить расчёты и заказать новый акт сверки. Документ следует отправить контрагенту вместе с сопроводительным письмом, в котором указать информацию об ошибках.

Есть два способа сделать это:

вручную;
с помощью электронных сервисов.

Процедура считается завершённой с момента подписания документа обеими сторонами. С этого момента начинает отсчитываться срок исковой давности.

Лучше ещё на этапе заключения договора определить периодичность проверки и подписания соответствующей документации. Также стоит предусмотреть последствия, если подписать акт не удастся в установленный срок. Например, документ можно считать подписанным, если с момента отправки контрагенту пройдёт две недели.

Иногда случается, что контрагент не хочет подписывать документ. Если в договоре нет информации о такой возможности, то заставить его это сделать нельзя. Однако ответственные компании стремятся к точности в финансовых расчётах и не отказывают партнёрам в подтверждении платежей.