Акт сверки — это документ, который позволяет проверить все финансовые записи и расчёты на предмет ошибок и расхождений. Он используется для подтверждения того, что все суммы и операции указаны верно.
Компания «Отличные цены» поделится всеми подробностями, что такое акт сверки и как его правильно составить. Вы узнаете, зачем нужен этот документ и как он помогает избежать недоразумений и ошибок в финансовой отчётности.
Компания «Отличные цены» поделится всеми подробностями, что такое акт сверки и как его правильно составить. Вы узнаете, зачем нужен этот документ и как он помогает избежать недоразумений и ошибок в финансовой отчётности.
С 2010 года наша компания специализируется на оптовых продажах продуктов питания, напитков, бытовой химии, воды и кормов для животных. Мы сотрудничаем с федеральными и локальными сетями, дистрибьюторами, оптовыми компаниями и предприятиями общественного питания.
Мы осуществляем поставки в различные регионы России.
Мы стремимся минимизировать использование собственного склада, чтобы предложить клиентам более выгодные условия сотрудничества. Это позволяет нам снизить стоимость товара.
Наши менеджеры предоставляют всю необходимую информацию о товаре, включая срок годности и особенности упаковки. При необходимости они высылают фотоотчёты до отгрузки товара.
Что такое акт сверки?
Акт сверки взаиморасчётов – это бухгалтерский документ, который позволяет проверить точность информации о платежах с контрагентами, а также наличие задолженностей или переплат.
Строгих правил по срокам проведения и оформления акта сверки не существует. Однако регулярная проверка взаиморасчётов помогает избежать ошибок в бухгалтерском учёте, претензий со стороны поставщиков, партнёров и заказчиков.
Индивидуальные предприниматели и организации могут проводить сверку взаиморасчётов с определённой периодичностью, например, ежегодно, перед сдачей отчётности. Также возможна проверка по конкретному договору.
Строгих правил по срокам проведения и оформления акта сверки не существует. Однако регулярная проверка взаиморасчётов помогает избежать ошибок в бухгалтерском учёте, претензий со стороны поставщиков, партнёров и заказчиков.
Индивидуальные предприниматели и организации могут проводить сверку взаиморасчётов с определённой периодичностью, например, ежегодно, перед сдачей отчётности. Также возможна проверка по конкретному договору.
Для чего используется акт сверки?
Акт сверки взаимных расчётов — это важный инструмент для компаний, который помогает решить несколько задач одновременно:
1. Уточнить взаиморасчёты с поставщиками и покупателями. Акт позволяет выявить и зафиксировать расхождения по денежным поступлениям, а также уточнить правильность взаиморасчётов. Например, если при возврате или изменении данных в поставках документация была утеряна или не передана партнёру, это может привести к разногласиям по взаиморасчётам. Акт сверки даёт возможность устранить эти разногласия и обнаружить неучтённую переплату или долг.
2. Актуализировать платёжную информацию с ведомственными структурами. Акт сверки взаимных расчётов можно составить не только с торговыми партнёрами, но и с Социальным фондом России, налоговой инспекцией и другими организациями. Это поможет избежать штрафов за просрочку платежей, а переплаты учесть при последующих отчислениях.
3. Избежать ошибочных сведений в бухгалтерском или налоговом учёте. Если при анализе документации проводки контрагента совпали с записями компании, это означает, что все сделки оформлены верно, сведения не были продублированы или потеряны. Перед сдачей годовой отчётности необходимо выполнить эту процедуру.
4. Подтвердить задолженность по налогу на прибыль. Если организация с общей системой налогообложения (ОСН) в конце отчётного периода создаёт резерв по необеспеченным долгам, она должна подтвердить наличие дебиторской задолженности.
5. Подстраховаться на случай судебных разбирательств. Если задолженность была выявлена по акту сверки, стороны могут договориться о сроках и условиях её погашения. Если возникают проблемы с оплатой или стороны не могут договориться, вся документация по сделке станет доказательством нарушения договорных обязательств в суде. Подписанный акт сверки будет свидетельствовать о том, что другая организация согласна с указанными сведениями.
6. Продлить установленные сроки исковой давности. Регулярная сверка взаиморасчётов поможет не пропустить срок исковой давности для взыскания задолженности через суд. По Гражданскому кодексу РФ взыскать долги по суду можно в течение трёх лет с даты их обнаружения. Если время упустить, вернуть денежные средства уже не получится.
7. Иметь значимые преимущества при бухгалтерском или налоговом аудите. Регулярные проверки взаиморасчётов говорят о том, что компания надёжна и правильно ведёт учёт.
1. Уточнить взаиморасчёты с поставщиками и покупателями. Акт позволяет выявить и зафиксировать расхождения по денежным поступлениям, а также уточнить правильность взаиморасчётов. Например, если при возврате или изменении данных в поставках документация была утеряна или не передана партнёру, это может привести к разногласиям по взаиморасчётам. Акт сверки даёт возможность устранить эти разногласия и обнаружить неучтённую переплату или долг.
2. Актуализировать платёжную информацию с ведомственными структурами. Акт сверки взаимных расчётов можно составить не только с торговыми партнёрами, но и с Социальным фондом России, налоговой инспекцией и другими организациями. Это поможет избежать штрафов за просрочку платежей, а переплаты учесть при последующих отчислениях.
3. Избежать ошибочных сведений в бухгалтерском или налоговом учёте. Если при анализе документации проводки контрагента совпали с записями компании, это означает, что все сделки оформлены верно, сведения не были продублированы или потеряны. Перед сдачей годовой отчётности необходимо выполнить эту процедуру.
4. Подтвердить задолженность по налогу на прибыль. Если организация с общей системой налогообложения (ОСН) в конце отчётного периода создаёт резерв по необеспеченным долгам, она должна подтвердить наличие дебиторской задолженности.
5. Подстраховаться на случай судебных разбирательств. Если задолженность была выявлена по акту сверки, стороны могут договориться о сроках и условиях её погашения. Если возникают проблемы с оплатой или стороны не могут договориться, вся документация по сделке станет доказательством нарушения договорных обязательств в суде. Подписанный акт сверки будет свидетельствовать о том, что другая организация согласна с указанными сведениями.
6. Продлить установленные сроки исковой давности. Регулярная сверка взаиморасчётов поможет не пропустить срок исковой давности для взыскания задолженности через суд. По Гражданскому кодексу РФ взыскать долги по суду можно в течение трёх лет с даты их обнаружения. Если время упустить, вернуть денежные средства уже не получится.
7. Иметь значимые преимущества при бухгалтерском или налоговом аудите. Регулярные проверки взаиморасчётов говорят о том, что компания надёжна и правильно ведёт учёт.
Как только подписаны документы, подтверждающие наличие задолженности (и сумму долга), срок исковой давности продлевается и отсчитывается заново. Это прерывает срок исковой давности.
Составление документа
Акт сверки взаиморасчётов составляется в бухгалтерии на основе первичной документации: счетов-фактур, накладных, счетов и платёжных поручений.
Запросить акт сверки может любая из сторон сделки — поставщик или покупатель.
Перед отправкой партнёрам акт подписывает главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо на основании доверенности. Если документ подписывает лицо без доверенности, он не имеет юридической силы. От имени индивидуального предпринимателя акт подписывает сам предприниматель.
Запросить акт сверки может любая из сторон сделки — поставщик или покупатель.
Перед отправкой партнёрам акт подписывает главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо на основании доверенности. Если документ подписывает лицо без доверенности, он не имеет юридической силы. От имени индивидуального предпринимателя акт подписывает сам предприниматель.
Документ приобретает юридическую силу с момента, когда его подписывают обе стороны сделки.
Проведение сверки по расчетам
Взаимные расчёты можно сверять на любую дату. Обычно это делают в конце отчётного периода или после завершения договорных обязательств (отгрузки товара, оказания услуг и оплаты).
Детализация может производиться по:
Эти параметры можно комбинировать. Советуем составлять акт сверки после того, как перечислили деньги за поставку.
Детализация может производиться по:
- артикулу товара;
- названию товара/услуги;
- определённому периоду времени;
- конкретному договору;
- определённому этапу сделки.
Эти параметры можно комбинировать. Советуем составлять акт сверки после того, как перечислили деньги за поставку.
Иногда в рамках инвентаризации активов и средств компании проводят сверку данных, чтобы выявить кредиторскую или дебиторскую задолженность. По результатам этой процедуры оформляется документ, который подтверждает наличие долга или переплаты. Этот документ направляется контрагенту для утверждения.
Как сделать акт сверки?
Официально утверждённой формы акта сверки не существует. Вы можете составить его в любом удобном для вас формате, например, в Google-таблицах или Excel. Однако удобнее всего будет создать акт сверки в программе 1С.
Для этого нужно зайти в раздел «Покупки», выбрать «Расчёты с контрагентами» и затем «Акт сверки расчётов».
Чтобы заполнить документ, необходимо выбрать контрагента и договор, указать нужный период и выбрать счета. Затем следует нажать кнопку «Заполнить» и выбрать один из вариантов заполнения: по своей организации или по своей организации и выбранному контрагенту. После этого нужно указать лица, которые имеют право подписи, и отправить бланк на печать.
Для этого нужно зайти в раздел «Покупки», выбрать «Расчёты с контрагентами» и затем «Акт сверки расчётов».
Чтобы заполнить документ, необходимо выбрать контрагента и договор, указать нужный период и выбрать счета. Затем следует нажать кнопку «Заполнить» и выбрать один из вариантов заполнения: по своей организации или по своей организации и выбранному контрагенту. После этого нужно указать лица, которые имеют право подписи, и отправить бланк на печать.
- Акт сверки — это документ, который используется для проверки взаимных расчётов между двумя компаниями. Он включает в себя несколько разделов:
- 1. Вводная часть — здесь указывается название и дата документа, реквизиты компаний, которые осуществляют проверку, а также данные документа, который является основанием для проведения расчётов, и период проверки.
- Табличная часть — в этой части акта содержится информация о входящем и конечном сальдо за указанный период, а также о дате отгрузки товаров или оказания услуг и поступления денежных средств за них. Также здесь может быть указана сумма НДС отдельной строкой. Таблица состоит из двух частей: в первой указаны данные инициатора проверки, а во второй — информация от контрагента.
- При правильно проведённых операциях проводки отображаются зеркально: данные по кредиту в компании учитываются по дебету у контрагента, и наоборот. После таблицы отдельной строкой указывается итоговая задолженность одной организации перед другой на определённую дату.
- Заключительная часть — здесь указываются подписи и печати обеих сторон. Законодательством допускается отсутствие печати, но лучше её поставить, чтобы документ можно было использовать в суде. Если документация подписывается по доверенности, необходимо указать её данные.
- Акт сверки составляется в двух экземплярах. После заполнения и подписания он отправляется партнёру по почте, передаётся лично или с помощью курьера. Также можно оформить акт сверки онлайн, в специальных сервисах или с помощью дистанционных технологий.
- Если информация в акте сверки корректна, суммы совпали и нет расхождений с бухгалтерией контрагента, представитель контрагента ставит подпись, один экземпляр оставляет себе, а другой возвращает.
- Чтобы не затягивать проверку, рекомендуется указать сроки возврата второго экземпляра подписанного документа.
Что делать, если в акте сверки была ошибка?
Результаты всех операций формируются в программе автоматически на основе ранее введённых первичных документов и банковских операций. Если операция не была учтена или были введены неверные данные, сумма долга или переплаты может быть указана некорректно.
Расхождения в информации могут возникать по следующим причинам:
поставка была продублирована у одной из сторон;
одна сторона учла отгрузку товара в своём учёте, а другая не оформила его;
оплата за поставленную продукцию или услуги не поступила из-за ошибок в платёжных документах или при оплате наличными;
операция была проведена у разных организаций в разные периоды, поэтому не попадает в указанный диапазон сверки.
Если оба экземпляра документов уже подписаны, а ошибка была обнаружена позже, лучше повторно проверить расчёты и заказать новый акт сверки. Документ следует отправить контрагенту вместе с сопроводительным письмом, в котором указать информацию об ошибках.
Расхождения в информации могут возникать по следующим причинам:
поставка была продублирована у одной из сторон;
одна сторона учла отгрузку товара в своём учёте, а другая не оформила его;
оплата за поставленную продукцию или услуги не поступила из-за ошибок в платёжных документах или при оплате наличными;
операция была проведена у разных организаций в разные периоды, поэтому не попадает в указанный диапазон сверки.
Если оба экземпляра документов уже подписаны, а ошибка была обнаружена позже, лучше повторно проверить расчёты и заказать новый акт сверки. Документ следует отправить контрагенту вместе с сопроводительным письмом, в котором указать информацию об ошибках.
Как подписать акт сверки?
Есть два способа сделать это:
вручную;
с помощью электронных сервисов.
Процедура считается завершённой с момента подписания документа обеими сторонами. С этого момента начинает отсчитываться срок исковой давности.
Лучше ещё на этапе заключения договора определить периодичность проверки и подписания соответствующей документации. Также стоит предусмотреть последствия, если подписать акт не удастся в установленный срок. Например, документ можно считать подписанным, если с момента отправки контрагенту пройдёт две недели.
вручную;
с помощью электронных сервисов.
Процедура считается завершённой с момента подписания документа обеими сторонами. С этого момента начинает отсчитываться срок исковой давности.
Лучше ещё на этапе заключения договора определить периодичность проверки и подписания соответствующей документации. Также стоит предусмотреть последствия, если подписать акт не удастся в установленный срок. Например, документ можно считать подписанным, если с момента отправки контрагенту пройдёт две недели.
Иногда случается, что контрагент не хочет подписывать документ. Если в договоре нет информации о такой возможности, то заставить его это сделать нельзя. Однако ответственные компании стремятся к точности в финансовых расчётах и не отказывают партнёрам в подтверждении платежей.
- Организации и индивидуальные предприниматели (ИП) составляют акт сверки расчётов для выявления задолженностей и переплат.
- Инициатором проверки может быть любая сторона, а интервал времени для её проведения может быть выбран произвольно. Для ИП проверка является добровольной, а для организаций — обязательной перед составлением годовой отчётности.
- Подписанный акт устанавливает новый срок исковой давности. Если акт подписан, задолженность можно взыскать через суд в течение трёх лет с момента его подписания.
- Акт подписывает непосредственно руководитель организации или уполномоченное лицо, а в случае с ИП — сам индивидуальный предприниматель.
- Контрагент не обязан соглашаться с результатами проверки, если такое обязательство не прописано в договоре между компаниями. Если стороны согласны с результатами и подтверждают данные, процедура завершается.
